Het dossier bevat algemene persoonsgegevens, zoals naam, adres, woonplaats en dergelijke. Daarnaast komen er gegevens in voor die verband houden met de verleende zorg. Het kan ook gegevens bevatten die de medewerker van BJZ, met instemming van de cliënt, van anderen heeft opgevraagd of die hij of zij via rapportages heeft ontvangen. Ten slotte hoort het contactjournaal tot het dossier. Wat niet tot het dossier behoort zijn de persoonlijke werkaantekeningen van de medewerker van BJZ. Deze zijn uitsluitend bedoeld voor persoonlijk gebruik van de medewerker.

De algemene regel is, dat behalve de medewerkers van BJZ, alleen jongeren en ouders met gezag** het dossier mogen lezen. Als ze dit willen, moeten ze daarvoor een schriftelijk of mondeling verzoek indienen bij de contactpersoon van BJZ. BJZ heeft daarbij het recht om inzage aan ouders* te weigeren als dit het belang van de jongere in gevaar brengt of als de privacy van anderen ernstig wordt geschaad. BJZ kan ook inzage door de jongere weigeren als die niet in staat is tot een redelijk inzicht in zijn of haar belangen.

Voor jongeren onder de 12 jaar geldt dat het inzagerecht toevalt aan de ouder met gezag**. Jongeren vanaf 12 jaar mogen hun dossier direct zelf lezen en ook een kopie mee naar huis nemen. Jongeren vanaf 16 jaar mogen zelf bepalen of hun ouders* het dossier mogen lezen.

Anderen dan minderjarigen en ouders* mogen het dossier niet inzien. Dat mag alleen als de ouders* en de jongeren (vanaf 12 jaar) daar toestemming voor hebben gegeven. Een uitzondering daarop zijn instanties als de Raad voor de Kinderbescherming en de Politie. Als hun werk dat vereist, mogen zij het dossier inzien.

*met ‘ouders’ bedoelen we ook verzorgers.

**ouders met gezag
De wet gebruikt bij het inzagerecht niet de term ‘ouders’ maar ‘wettelijk vertegenwoordiger’. Daarmee wordt gedoeld op degene die het gezag over de jeugdige heeft. In veel gevallen zijn dat de ouders of is dat één van de ouders. Oefent geen van beide ouders gezag uit, dan wordt het gezag uitgeoefend door een voogd. Dat kan een natuurlijk persoon zijn, zoals een tante of een meerderjarige broer van de jongere, maar kan ook worden uitgeoefend door BJZ, afdeling voogdij. Let op: erkenners, stief- en pleegouders hebben niet automatisch het gezag over de jeugdige.

Als u vindt dat er iets in het dossier niet klopt, kunt u schriftelijk vragen om correctie. Het gaat dan om gegevens die onjuist of onvolledig zijn, of om gegevens die niet in het dossier thuishoren. Als BJZ het met u eens is, worden de gegevens zo snel mogelijk verbeterd, aangevuld of verwijderd. Als BJZ het niet met u eens is, worden uw opmerkingen aan het dossier toegevoegd.

De gegevens worden in principe 15 jaar bewaard of zoveel langer als voor een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is. In geval van jeugdbescherming kan deze termijn zowel korter als langer zijn. Jongeren vanaf 12 jaar en hun ouders/verzorgers hebben het recht te verzoeken om het dossier of delen daarvan eerder te laten vernietigen. Dat gebeurt dan in principe drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging in strijd is met de wet of als het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor anderen dan de jeugdige (bijvoorbeeld familieleden).

In het algemeen geldt dat een medewerker van BJZ geen informatie geeft over de cliënt zonder zijn of haar uitdrukkelijke toestemming. Is de jongere nog geen 12 jaar, dan is toestemming nodig van de ouder met gezag**. Vanaf 12 jaar geven jongeren zelf toestemming, tenzij ze daartoe niet in staat worden geacht. In dat geval zijn het de ouders met gezag** die toestemming moeten geven. Bij jongeren vanaf 16 jaar geldt de geheimhoudingsplicht ook tegenover de ouders*: de jongere zelf wikt en beschikt dan over toestemming.

Op deze algemene regel zijn drie uitzonderingen

• Ten eerste vervalt geheimhouding als er een wettelijke plicht is om gegevens te verstrekken, zoals aan de kinderrechter of de Raad voor de Kinderbescherming.
• Ten tweede kan volledige of gedeeltelijke geheimhouding tegenover de ouders* worden ingesteld als de belangen van de jongere geschaad kunnen worden door informatieverstrekking, bijvoorbeeld bij vermoeden van kindermishandeling.
• Ten slotte mogen cliëntgegevens worden verstrekt aan andere beroepskrachten van wie de medewerking nodig is voor de toegang of uitvoering van de jeugdzorg of die zijn betrokken bij de voorbereiding of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel.

*met ‘ouders’ bedoelen we ook verzorgers.

**ouders met gezag
De wet gebruikt bij het inzagerecht niet de term ‘ouders’ maar ‘wettelijk vertegenwoordiger’. Daarmee wordt gedoeld op degene die het gezag over de jeugdige heeft. In veel gevallen zijn dat de ouders of is dat één van de ouders. Oefent geen van beide ouders gezag uit, dan wordt het gezag uitgeoefend door een voogd. Dat kan een natuurlijk persoon zijn, zoals een tante of een meerderjarige broer van de jongere, maar kan ook worden uitgeoefend door BJZ, afdeling voogdij. Let op: erkenners, stief- en pleegouders hebben niet automatisch het gezag over de jeugdige.

Recht op jeugdzorg
In de Wet op de Jeugdzorg is vastgelegd dat geïndiceerde jeugdzorg een recht is. Met een indicatiebesluit heeft uw kind dus wettelijk recht op de zorgaanspraak die in dat besluit is genoemd. Als u of uw kind die hulp niet krijgt, dan kunt u naar de rechtbank stappen.

Recht op een vertrouwenspersoon
Als u een klacht of vraag hebt die u liever niet bespreekt met de medewerker van Bureau Jeugdzorg Zeeland, dan hebt u het recht om gebruik te maken van een vertrouwenspersoon. Deze kan u adviseren over uw rechten en u ondersteunen bij onvrede of klachten. Vertrouwenspersonen werken niet bij Bureau jeugdzorg Zeeland en zijn dus onafhankelijk. Zie voor meer informatie Klaverblad Zeeland.

Recht op medezeggenschap
Bureau Jeugdzorg heeft een cliëntenraad. De cliëntenraad is een groep (ex-) cliënten die zich vrijwillig inzet voor de belangen van cliënten. Over allerlei onderwerpen geeft de raad gevraagd en ongevraagd advies aan de directeur van Bureau Jeugdzorg Zeeland. Zie voor meer informatie: onder “cliëntenraad” van deze website.

Recht om te klagen
Hoewel werkers van Bureau Jeugdzorg hun werk zo zorgvuldig mogelijk doen, kan het toch gebeuren dat u niet tevreden bent. Bespreek dit altijd eerst met uw contactpersoon van Bureau jeugdzorg. Als u er samen niet uitkomt, kunt u een gesprek aanvragen met zijn of haar leidinggevende. Levert dit ook niet het gewenste resultaat dan kunt u schriftelijk een klacht indienen. Zie voor meer informatie: informatieblad “klachten”

Recht om bezwaar te maken
Tegen een aantal officiële besluiten van Bureau jeugdzorg kunt u bezwaar maken. Een bezwaar is iets anders dan een klacht. Een klacht dient u in als u vindt dat u niet goed behandeld bent door Bureau Jeugdzorg. Een bezwaar dient u in als u het niet eens bent met een officieel besluit. Een voorbeeld van zo’n officieel besluit is het indicatiebesluit. Als u het hier niet mee eens bent dan kunt u hiertegen bezwaar maken. Op het besluit staat hoe u bezwaar kunt maken.

Nog meer weten?
Het ministerie van VWS heeft de folder "omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg” uitgegeven.

DD JGZ is de nieuwe naam voor het Elektronisch Kinddossier (EKD). Vanaf het najaar van 2010 heeft ieder kind dat in Nederland wordt geboren een DD JGZ. Dit betekent dat de vertrouwde papieren dossiers vervangen worden door digitale dossiers. Ook BJZ heeft toegang tot het DD JGZ.

Alle JGZ-medewerkers in Nederland gaan ermee aan de slag. Vanaf de geboorte worden aantekeningen over de gezondheid en ontwikkeling van uw kind opgeslagen in een persoonlijk dossier. Uw kind wordt op deze manier gevolgd tot zijn of haar 19e levensjaar.

Informatie opslaan in een digitaal dossier heeft als voordeel dat er effectiever en efficiënter gewerkt kan worden. Wat blijft is dat de behandelende arts of verpleegkundige verantwoordelijk is voor het dossier en de privacy van uw kind. Verschillende instanties voegen signalen aan het dossier toe zonder dat ze het kunnen inzien. Op die manier is de privacy van uw kind geborgd. Het DD JGZ is goed beveiligd volgens landelijk en wettelijk vastgestelde regels. De dossiers zijn beveiligd tegen inzage door onbevoegden. Hier verandert de invoering van de digitale dossiers niets aan.

De individuele kinddossiers leveren samen een schat aan informatie over de gemiddelde waarden van gezonde kinderen. Zo ontstaat een beter beeld van wat wel en wat niet gezond is. Deze kennis draagt bij aan een kwalitatief betere jeugdgezondheidszorg.

Wilt u meer weten over het DD JGZ? Kijk dan eens op de hun landelijke website.